Wir haben euch hier schon einige Einblicke in unsere Arbeitsweise als Netzwerkunternehmen gegeben. Wichtig, damit das so funktioniert: Einerseits natürlich die entsprechenden Personen, mit denen so etwas möglich ist. Andererseits die entsprechende Technik, die uns dabei hilft.
Beim BarCamp Koblenz am vergangenen Wochenende habe ich ein paar Einblicke in die von uns genutzten Tools gegeben. Gleichzeitig habe ich in der Session mit den ca. 50 Teilnehmern weitere Tools gesammelt, die beim vernetzten Arbeiten helfen. Hier eine kurze Zusammenfassung der Session.
Welche Tools nutzen wir bei Tourismuszukunft?
- Google Drive: Zur Ablage unserer Dokumente, damit alle Netzwerkpartner von überall auf diese zugreifen können
- Insightly: Unser CRM-Tool mit Kontaktdaten von Kunden und Dienstleistern, sowie Überblick über den aktuellen Stand von Projekten (Angeboten, in Bearbeitung, Rechnung schreiben, Rechnung bezahlt, Abgeschlossen).
- SocialCast: Unser Kommunikationstool, eine Art internes Facebook. Hier landen Protokolle unserer wöchentlichen Büromeetings bzw. unserer Innovationsmeetings, Linktipps, Einblicke in Projekte, umfangreichere Diskussionen.
- WhatsApp: Die schnelle Kommunikation zwischendurch findet in einer gemeinsamen WhatsApp-Gruppe statt. Ich vergleiche dies gerne mit dem in Büros üblichen „über den Schreibtisch hinwegrufen“. Außerdem haben wir noch kleinere Projekt-Gruppen sowie natürlich auch bilaterale Kommunikation via WhatsApp.
- GoogleKalender: Wir nutzen alle den Google Kalender und teilen unsere Termine untereinander, damit jeder immer sieht, wo die Kollegen gerade unterwegs sind. Und ja, man kann die Kollegen aus ausblenden, wenn es mal zu unübersichtlich wird.
https://www.instagram.com/p/BB-3RXWTWls/
Des weiteren gibt es noch unsere Offline-Treffen, jede Menge Telefonate und Direktnachrichten. Was es kaum gibt: interne E-Mails.
Nachfolgend ganz viele weitere Tools, die im Rahmen der Session von den Teilnehmern genannt wurden. Und nein, ich habe die nicht alle durchprobiert.
Messenger-Dienste
Diese sind generell wichtig für die schnelle direkte Kommunikation.
CRM-Tools
Generell ist es natürlich sinnvoll, eine gemeinsame Adress-/ Kundendatenbank zu pflegen. Dass es hierzu klare Regeln zur Dateneingabe und Aktualisierung geben muss, ist klar.
https://www.instagram.com/p/BFx_jzVzWoq/
Projektmanagement-Tools
Aufgabenverwaltung, aktueller Projektstand, eventuell hinterlegte Dokumente zum Projekt – all das kann via diverse Projektmanagement-Tools abgedeckt werden.
Sonstige Dienstleister, die helfen
- Telefonkonferenz-Anbieter: Wir nutzen MyTelco, in der Session noch genannt: Placetel
- Videokonferenz-Anbieter: Skype, Google Hangout, WebEx, Adobe Connect
- Für umfangreichere Terminabsprachen mit mehreren Personen nahezu unverzichtbar: Doodle
Datenschutz & -sicherheit
Ein Thema, was gerade in den letzten Jahren enorm an Bedeutung gewonnen hat. In diesem Rahmen kamen Tipps für eigene Server und Cloud-Systeme: Protonet, BitTorrent Inc.
Und auch Cryptomator bietet die Verschlüsselung von Cloud-Daten an.
Entscheidung für Systeme
Bevor ihr euch für irgendwelche Tools, Apps oder sonstiges entscheidet, solltet ihr immer erst eure Anforderungen klar ziehen.
- Was genau soll das Tool können?
- Wie viele Nutzer habt ihr – aktuell und voraussichtlich zukünftig?
- Wie wichtig ist euch die Verfügbarkeit entsprechender Apps fürs Smartphone?
- Was seid ihr kostenseitig bereit, auf den Tisch zu legen?
- Und welche Rolle spielt das Thema Datensicherheit für euch?
Anhand einer solchen konkreten Bedarfsliste fällt die Auswahl eines Tools am Ende deutlich einfacher.
Und ganz wichtig: über all der Technik nicht die Menschen vergessen!
https://www.instagram.com/p/BEW3IbMzWlq/
Andere Tool-Tipps oder auch Erfahrungen von euch zum vernetzten Arbeiten?
