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Tools zum vernetzten Arbeiten

Wir haben euch hier schon einige Einblicke in unsere Arbeitsweise als Netzwerkunternehmen gegeben. Wichtig, damit das so funktioniert: Einerseits natürlich die entsprechenden Personen, mit denen so etwas möglich ist. Andererseits die entsprechende Technik, die uns dabei hilft.

Beim BarCamp Koblenz am vergangenen Wochenende habe ich ein paar Einblicke in die von uns genutzten Tools gegeben. Gleichzeitig habe ich in der Session mit den ca. 50 Teilnehmern weitere Tools gesammelt, die beim vernetzten Arbeiten helfen. Hier eine kurze Zusammenfassung der Session.

 

Welche Tools nutzen wir bei Tourismuszukunft?

  • Google Drive: Zur Ablage unserer Dokumente, damit alle Netzwerkpartner von überall auf diese zugreifen können
  • Insightly: Unser CRM-Tool mit Kontaktdaten von Kunden und Dienstleistern, sowie Überblick über den aktuellen Stand von Projekten (Angeboten, in Bearbeitung, Rechnung schreiben, Rechnung bezahlt, Abgeschlossen).
  • SocialCast: Unser Kommunikationstool, eine Art internes Facebook. Hier landen Protokolle unserer wöchentlichen Büromeetings bzw. unserer Innovationsmeetings, Linktipps, Einblicke in Projekte, umfangreichere Diskussionen.
  • WhatsApp: Die schnelle Kommunikation zwischendurch findet in einer gemeinsamen WhatsApp-Gruppe statt. Ich vergleiche dies gerne mit dem in Büros üblichen „über den Schreibtisch hinwegrufen“. Außerdem haben wir noch kleinere Projekt-Gruppen sowie natürlich auch bilaterale Kommunikation via WhatsApp.
  • GoogleKalender: Wir nutzen alle den Google Kalender und teilen unsere Termine untereinander, damit jeder immer sieht, wo die Kollegen gerade unterwegs sind. Und ja, man kann die Kollegen aus ausblenden, wenn es mal zu unübersichtlich wird.

Des weiteren gibt es noch unsere Offline-Treffen, jede Menge Telefonate und Direktnachrichten. Was es kaum gibt: interne E-Mails.

 

Nachfolgend ganz viele weitere Tools, die im Rahmen der Session von den Teilnehmern genannt wurden. Und nein, ich habe die nicht alle durchprobiert.

 

Messenger-Dienste

Diese sind generell wichtig für die schnelle direkte Kommunikation.

 

CRM-Tools

Generell ist es natürlich sinnvoll, eine gemeinsame Adress-/ Kundendatenbank zu pflegen. Dass es hierzu klare Regeln zur Dateneingabe und Aktualisierung geben muss, ist klar.

Projektmanagement-Tools

Aufgabenverwaltung, aktueller Projektstand, eventuell hinterlegte Dokumente zum Projekt – all das kann via diverse Projektmanagement-Tools abgedeckt werden.

 

Sonstige Dienstleister, die helfen

 

Datenschutz & -sicherheit

Ein Thema, was gerade in den letzten Jahren enorm an Bedeutung gewonnen hat. In diesem Rahmen kamen Tipps für eigene Server und Cloud-Systeme: Protonet, BitTorrent Inc.

Und auch Cryptomator bietet die Verschlüsselung von Cloud-Daten an.

 

Entscheidung für Systeme

Bevor ihr euch für irgendwelche Tools, Apps oder sonstiges entscheidet, solltet ihr immer erst eure Anforderungen klar ziehen.

  • Was genau soll das Tool können?
  • Wie viele Nutzer habt ihr – aktuell und voraussichtlich zukünftig?
  • Wie wichtig ist euch die Verfügbarkeit entsprechender Apps fürs Smartphone?
  • Was seid ihr kostenseitig bereit, auf den Tisch zu legen?
  • Und welche Rolle spielt das Thema Datensicherheit für euch?

Anhand einer solchen konkreten Bedarfsliste fällt die Auswahl eines Tools am Ende deutlich einfacher.

 

Und ganz wichtig: über all der Technik nicht die Menschen vergessen!

 

Andere Tool-Tipps oder auch Erfahrungen von euch zum vernetzten Arbeiten?

 

5 Kommentare zu
Tools zum vernetzten Arbeiten

Wo bleibt das „All in One“ Tool?

Vielen Dank für die zahlreichen Tooltipps. Viel Vertrautes darunter, einiges Neues. Aber was ich mich noch immer Frage:

Wieso so viele Tools?

Wäre doch viel besser, wenn die alle miteinander vernetzt sind: Protokoll zum Projekt wird bei Kunde X abgelegt. Hier sehe ich die Projekthistorie, die Ansprechpartner und deren Kontaktdaten, kann vergangene Projekte und Rechnungen / Angebote einsehen, mir anzeigen lassen welche letzten Mails und anstehenden Termine es gibt und mit welchen meiner Kollegen der Kunde gut zusammenarbeiten kann.

Für laufende Projekte sehr ich ob unsere Arbeiten im Team noch im Plan und gewinnbringend sind, kann die weitere Planung einsehen und kommentieren, und mit dem Projektteam schnell eine Web-Konferenz einberufen, wenn es dafür einen Anlass gibt,

Alles in einem Tool. Ich träum gern noch weiter von einer solchen Lösung.

Stimmt.
Muss dann nur noch warten, bis wir 300 statt 30 Mitarbeiter/-innen sind :).

Danke für die Zusammenstellung der Informationen. Bin zur Zeit auf der Suche nach einem Projekt-Management Tool für mich persönlich. Ein Tool, dass wir mit mehreren Mitarbeitern schon erfolgreich im Einsatz haben ist dieses hier: https://basecamp.com/

Kann ich auch nur wärmstens empfehlen 🙂

Frank Dendorfer

Ich selbst nutzte GoogleDrive und Google Calendar in der Vergangenheit, um Projekte mit Kollegen zu koordinieren.

Von Slack hatte ich bereits gehört, vielleicht gebe ich dem Messenger eine Chance. Er macht einen sehr soliden Eindruck.

Wenn non-verbale Kommunikation mal nicht ausreicht – und es sich um mehr als zwei Personen handelt – kann ich ein Konferenzgespräch mit https://www.telefonkonferenz.de empfehlen. Die Konditionen sind sehr günstig und ich hatte bis jetzt immer Topqualität!

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