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OpenWeek: Learnings zum Format & den eingesetzten Veranstaltungsformaten

Die OpenWeek ist bereits einige Tage, sogar Wochen vorbei. Doch sie wirkt noch nach bei uns. Sowohl inhaltlicher Natur, aber auch als Format an sich.

Anna veröffentlichte letztens bereits die wichtigsten Erkenntnisse der OpenWeek für uns. Im Vorlauf hatten wir einen Einblick in die eingesetzten Veranstaltungsformate der OpenWeek gegeben: Coworkation, Barcamp, MessUp Night, Lernreise, Hackathon. Wie gestalteten sich diese in der Realität? Was sind unsere Learnings aus dem Format der OpenWeek an sich?

 

Learning 1: Eine Dramaturgie ist die Basis für ein einwöchiges Veranstaltungsformat

Zum Start der OpenWeek ging es hoch hinauf zur Weltcup-Hütte (v.l.n.r. Roland Völcker, Nicole Cogiel, Ellen Kimmel, Christa Hünting)

Bereits in der Planung der OpenWeek versuchten wir, mit Hilfe der eingesetzten Formate eine Dramaturgie in die Woche zu bringen. Dies funktionierte auch in der Praxis.

  1. Gemeinsam eingrooven durch Input vom Allgäu, vor allem aber auch bereits das erste Kennenlernen der Region und der anderen Teilnehmenden.
  2. Danach den Gedankentrichter ganz weit öffnen: Beim Barcamp gingen die Diskussionen weit auseinander, strategische und eher operative Fragestellungen wechselten sich ab. An Sessions standen „Culture vs. Strategy“, „Wie machen wir Lust auf Nachhaltigkeit?“, „Neue Wege mit der Politik“ sowie die Frage „Braucht es eine Landestourismuskonzeption?“ auf dem Board. Doch auch Besucher*innen-Lenkung, neue Konzepte für Leben-Arbeiten-Urlaub oder der Knowledge Graph im Deutschland-Tourismus waren Thema.
  3. All der Input muss verarbeitet werden, deshalb: Freizeitprogramm am Folgetag. Individuell oder in Kleingruppen. Dabei wurden die angerissenen Themen des Vortages weiter diskutiert und vertieft – gleichermaßen stand das persönliche Kennenlernen im Fokus.
  4. Mittlerweile hatten wir bereits vier intensive Tage miteinander verbracht. Eine vertrauensvolle Atmosphäre war entstanden. Ein guter Zeitpunkt, um uns bei einer MessUp Night vom Scheitern von Geschäftsideen und Projekten zu berichten.
  5. Viele theoretische Diskussionen, viele praktische (individuelle) Erfahrungen kennzeichneten die bisherigen Tage. Während der Lernreise brachten wir dies zusammen: Anhand dreier konkreter Unternehmen im Allgäu konnten wir sehen, wie Theorie und Praxis denn tatsächlich zusammenpassen und was im Lebensraum Allgäu bereits in welcher Form umgesetzt wird.
  6. Noch praktischer wurde es beim Hackathon: All die Fragestellungen, Ideen und Eindrücke der vorangegangenen Tage manifestierten sich in der Beantwortung der Frage: „Wie kann man Lebensqualität messen?“ Also noch mal alle Energie zusammengenommen und konkrete Ergebnisse produziert!

 

Learning 2: Die Kombination von Formaten sorgt für Mehrwert

Eine Hand schreibt etwas auf eine Moderationskarte

Veranstaltungsformate funktionieren für sich – und im Zusammenspiel miteinander

Vorteil: Inhaltliche Kombination

Was auffiel: Wie gut Barcamp und Hackathon ineinandergreifen. Die Kombination ist ideal dafür geeignet, beim Barcamp Fragen aufzumachen, welche in einem anschließenden Hackathon aufgegriffen und beantwortet werden.

Ich war bereits auf zahlreichen Barcamps und mag sie sehr. Auch bei der OpenWeek zeigte sich die Stärke dieses Formats: Es werden Gedanken ausgetauscht und Einblicke gegeben. Vor allem aber lernt man sich  während eines Barcamps in den verschiedenen Sessions besser kennen und erhält unzählige Denkanstöße zum Weiterverfolgen. Für mich auffällig: Wie sich automatisch die Sessionthemen an dem Motto der Woche „Lebensräume neu denken“ orientierten und wir das Thema Lebensraum von verschiedensten Blickwinkeln betrachteten sowie beinahe durchgängig die Menschen im Fokus standen.

Beim Hackathon fragten wir uns im Vorhinein, ob die Fragestellung „Wie können wir Lebensqualität messen?“ nicht eigentlich zu spitz ist. Christoph präsentierte zum Einstieg den aktuellen Stand. Deutlich hierbei: Kennzahlen oder Messsysteme gibt es bereits einige. Aber so richtig glücklich machen uns diese gegenwärtig noch nicht. Um so spannender die verschiedenen Projektideen der Arbeitsgruppen: von der Hormonmessung in Abwässern bis zu einem Masterplan für die Lebensraum-Messung, von regionalen Datenhubs bis zu überregionalen emotionalen Karten, von der digitalen Besucher*innenlenkung bis hin zur Glücksmessung über Frequenz und Tonalität von Stimmen. Einfach nur wow! Und nein, die Fragestellung war nicht zu spitz.

Vorteil: Persönliche Beziehungen

Was ebenso auffiel: Wie gut eine MessUp Night tut. Und eine gemeinsame Lernreise. Und gemeinsame Wanderungen. Kurz: Wie gut im Lauf einer solchen Woche all die Formate und Möglichkeiten tun, welche die persönlichen Kontakte stärken, die Menschen zusammen bringen.

 

Learning 3: Auch wenn die generelle Dramaturgie passt – die individuelle Beurteilung kann noch einmal anders sein

Beim Barcamp: Sybille Wiedenmann & Wolfgang Wagner

Menschen sind unterschiedlich. Und entsprechend unterschiedlich sind ihre Bedürfnisse. Auch und insbesondere in einem Format, welches über eine ganze Woche geht.

  • Während die einen Teilnehmenden den Freiraum zu Beginn der OpenWeek sehr schätzten, um im Allgäu anzukommen, ein Gefühl für die Region und die anderen Teilnehmenden zu entwickeln, fehlten anderen stärkere inhaltliche Aspekte zu Beginn der Woche.
  • Während für die einen Teilnehmenden der Hackathon am letzten Tag ein perfektes Finale der Woche darstellte, es sich für diesen mehr als lohnte, alle Energiereserven noch einmal zu aktivieren, wünschten sich andere, dass dieser früher in der Woche stattgefunden hätte, um gegebenenfalls noch auf dessen Ergebnissen aufbauen zu können.
  • Während für die einen Teilnehmenden die Lernreise mit ihrem tiefen Eintauchen in die konkreten Produkte im Allgäu perfekt als kompletter Tag funktionierte, würde es für andere besser passen, Projekte oder Produkte stärker über die Woche verteilt kennen zu lernen.

Und ganz losgelöst von der Zusammenstellung der Formate: Die Teilnehmenden vor Ort hatten sich auf eine ganze Woche OpenWeek eingelassen. Für viele andere war und ist dies aufgrund verschiedener Rahmenbedingungen schlicht und einfach nicht umsetzbar.

 

Learning 4: Die passende Location ist Gold Wert

Sitzhocker, Sitzsäcke, Liegestühle sowie ganz normale Stühle – für jeden gibt es das passende Plätzchen. Auch für Günter Exel.

Das Format: Eine Coworkation

Wir haben die OpenWeek von Anfang an bewusst als Coworkation geplant, als stetige Abwechslung zwischen (Er-)Arbeiten sowie (Er-)Leben & Freizeit. Dabei begeisterte mich persönlich sehr, wie sich die Teilnehmenden ihre ganz individuelle Woche zusammen bauten. Denn was für unsere internen Coworkations gilt, galt – wie oben bereits erwähnt – ebenso für eine solch größere Runde: Unterschiedliche Bedürfnisse der Teilnehmenden in Bezug auf individuellen Freiraum und gemeinsamer Zeit in der Gruppe, in Bezug auf individuelles Arbeiten und gemeinsamen Austausch.

Die Location: Offen und individuell nutzbar

Das Kurhaus Fiskina in Fischen mit seinen offen gestalteten Räumen bot hierfür die perfekte Location! Wir konnten uns sowohl während unserer geplanten gemeinsamen Formate aber auch darüber hinaus und individuell auf der oberen Etage „ausbreiten“. Ein kleinerer Raum, welcher vor allem zur Laptop-Arbeit genutzt wurde, Sitzecken zum Abstimmen und Diskutieren gemeinsamer Projekte oder auch die Sitzsäcke in unserem großen Veranstaltungsraum boten vielfältige und passgenaue Möglichkeiten. Hinzu kam der großzügige Außenbereich, welchen wir insbesondere im Rahmen des Hackathons nutzten. Dazu ein perfektes Catering von Toni Schöll von der integrierten Speisegalerie, welches insbesondere die Veganer*innen sehr glücklich machte.

Generell lässt sich sagen: Die Fiskina war ein perfekter Partner für uns, all unsere Ideen und Wünsche kreativ umzusetzen. Offen und spontan, vertrauensvoll und verlässlich.

 

Learning 5: Es braucht ein Team, um eine OpenWeek zu rocken

Gruppenbild der OpenWeek 2022 im Allgäu

Gruppenbild bei der OpenWeek

Wer schon einmal eine Veranstaltung organisiert hat, die bzw. der weiß, wieviel Aufwand hier dahinter steckt. Unsere Herausforderung: Die gesamte Woche an sich zu organisieren. Dazu die unterschiedlichen Formate mit ihren jeweils unterschiedlichen Anforderungen an die Umsetzung.

Das Orga-Team

Vielleicht einmal kurz angerissen, was vor aber auch hinter den Kulissen der OpenWeek alles passierte (und ich bin mir ziemlich sicher, dass ich irgendetwas vergesse): Konzeption, Partnersuche, Locationscouting, Abstimmungen mit der gastgebenden Region, Abstimmungen mit der Location, Abstimmungen mit externen integrierten Unternehmen, Layoutentwicklung, Kommunikation (vor, während und nachher), Websitelayout & -inhalt, Teilnehmendenakquise, Teilnehmendenmanagement, Pressearbeit (vor, während und nachher),  Teilnehmendenakquise für Einzelevents, Organisation von Locationmöblierung, Auf- und Abbau in der Location, Präsentationsvorbereitungen, Briefing von Teilnehmenden für ausgewählte Events, Abendlocationsuche & -reservierung, Busorganisation, Fotoshooting inkl. Nachbearbeitung, Cateringabsprachen, Feedbackumfrage, Abrechnungen etc. pp. Kurz: viel, sehr viel. Und so trug jede*r bei uns im Team ihren bzw. seinen Teil dazu bei, dass die OpenWeek gelingen konnte.

Das OpenWeek-Team

Wirklich wesentlich zum Gelingen waren allerdings letztlich die Allgäu GmbH und all die Teilnehmenden, welche sich auf dieses neue Format eingelassen haben, die Idee gemeinsam mit uns zur Umsetzung gebracht haben und ihre Gedanken und Erfahrungen in der Runde teilten. Einen ganz ganz herzlichen Dank hierfür!

 

Der andere Blick auf die OpenWeek

Doch genug davon, wie wir die Woche empfunden haben. Was sagen die Teilnehmenden in ihren Veröffentlichungen? (Vielen Dank für eure Worte!) Klick dich einmal durch die nachfolgenden Links, um einen noch besseren Eindruck von der OpenWeek zu erhalten.

  • Ellen Kimmel und Christa Hünting vom Kreativquartier – Coworking & Meeting Space in Volkach resümierten:
„Denn wir verstehen unter Coworking keine Bürogemeinschaft, sondern viel mehr einen Ort der Vernetzung, der Kommunikation und des Wachstums. Zwischen Arbeitnehmern, Selbstständigen, Teams und auch Einheimischen. Dies alles unter dem Konzept von Lebensräumen mit Experten und Expertinnen aus dem Tourismusbereich zu diskutieren, war eine außergewöhnliche Erfahrung!“ (Facebook)
  • Wolfgang Wagner von der BayTM Bayern Tourismus Marketing GmbH stellte fest:

„Die Menschen und deren Umgang miteinander sind ein zentraler Erfolgsfaktor. Wertschätzung, Augenhöhe und geistige Offenheit ermöglichen Diskussionen, die uns wirklich weiterbringen und in die Zukunft führen.“ (Tourismus.Bayern)

  • Markus Garnitz, ebenfalls von der BayTM, fasst seinen Eindruck so zusammen:

„Als Fazit bleibt festzuhalten, dass die Einheiten des Destinationstourismus neue Wege beschreiten müssen. Sie werden sich daran messen müssen, welchen Anteil sie zum Gemeinwohl beitragen können, um unseren Lebensraum nicht nur für Gäste, sondern auch für Einheimische lebenswert zu gestalten.“ (Tourismus.Bayern)

  • Jan Hoffmann von der TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH stellt fest:

„Sicherlich ist sie [die OpenWeek] nicht für jeden und jede das richtige Format. Wer aber die Aufgabe oder die Zeit hat strategisch-gestaltend zu arbeiten, für den ist die openweek ,the place to be’“ (Tourismusnetzwerk Brandenburg)

 

 

All euer Feedback nehmen wir mit in die Planung der OpenWeek V2. Denn eines ist für uns aktuell deutlich: Es wird in jedem Fall eine zweite Ausgabe der OpenWeek geben.

 

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Kristine Honig

... ist seit Mai 2014 Netzwerkpartnerin und Beraterin bei Realizing Progress. Sie denkt strategisch – und spricht gleichzeitig die Sprache deiner Akteur*innen. Deshalb ist sie die perfekte Sparringspartnerin, um gemeinsam mit dir deine Strategie zu erarbeiten und diese danach ins Operative zu übersetzen. Ihre Themen sind Zielgruppen, Stakeholder & Produktentwicklung sowie generelle Strategieprozesse und Barcamps.