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Digitale Events: Erfahrungen und Tipps aus einem Jahr

Die ITB NOW 2021 liegt hinter uns und damit ein ganzen Jahr mit zahlreichen digitalen Veranstaltungen, an denen wir teilnahmen und/oder die wir selbst ausrichteten. Mittlerweile haben wir einiges an Erfahrungen sammeln können und die wollen wir gerne mit Euch teilen.

Günter Exel, Tourismuszukunft

Digitale Events benötigen einiges an Vorbereitung. Technik kann viel, doch auf keinen Fall alles.

Digital vs. analog – Was macht ein digitales Event zum Erfolg?

Im Austausch mit meinen Netzwerkkollegen Alex und Pascal bin ich dieser Frage nachgegangen. Mit beiden durfte ich schon diverse digitale Veranstaltungen konzipieren, moderieren und technisch realisieren. Darüber hinaus haben beide die TMGS Tourismus Marketing Gesellschaft Sachsen GmbH bei der diesjährigen ITB NOW tatkräftig unterstützt und geholfen, die Destination mit all ihren Facetten in die digitale Messewelt zu transportieren.


Zusammenfassend sind vier Punkte essentiell:

  1. Inhalte, Inhalte und Inhalte – Eine wirkliche Interaktion zwischen Speaker*innen und Teilnehmer*innen – auch durch kurze Blicke oder ein Lachen – fehlt fast komplett bei einem digitalen Event. Man sitzt oftmals alleine hinter seinem Laptop. Im Webinar-Modus kann man noch nicht einmal sprechen. Umso mehr müssen Wort und Bild überzeugen und fesseln.
  2. Der Zeitfaktor – Selbst mit Pausen zwischendurch, ist die Aufmerksamkeitsspanne digital geringer und das sollte bei der Länge der einzelnen Beiträge berücksichtigt werden. Faustformel: Alles um die Hälfte kürzen.
  3. Einfache Tools – Wir haben etliche Tools getestet und auch intern ausprobiert. Oftmals landen wir jedoch immer wieder bei den gleichen, wie Zoom oder Meetingland. Warum? Es ist in wenigen Minuten zu erfassen, wie diese Tools funktionieren. Das noch so tollste Tools nützt nichts, wenn die Teilnehmenden an dessen Nutzbarkeit scheitern oder schon beim Login Probleme haben.
  4. Networking – Integraler Bestandteil eines jeden analogen Events. Oftmals der Hauptgrund, warum man dieses überhaupt besucht. Die digitale Welt kann ein echtes Networking nur begrenzt abbilden. Das sollte man bei der Planung unbedingt berücksichtigen.

 

Kommunikation bleibt ein zentraler Erfolgsfaktor

Was uns immer wieder auffällt, ist die fehlende Kommunikation zu digitalen Events. Teilweise wird wochenlang geplant und getestet sowie auch aktiv eingeladen, doch am Tag des Events selbst wird es relativ still. Das ist nicht nur schade, sondern auch verschenktes Potential für großartigen Content und damit Werbung. Auf was es bei der Kommunikation zu einem digitalen Event ankommt, habe ich mit Günter besprochen. Er begleitete kommunikativ u.a. die DZT, sowohl im letzten als auch in diesem Jahr, beim virtuellen GTM oder der ITB NOW.


Zusammenfassend sind drei Punkte essentiell:

  1. Planung – Nicht nur im Kontext der Berichterstattung zu einem digitalen Event ist ein Content-Plan hilfreich, doch hier geht es nun wirklich nicht ohne. Warum? Man kann nicht einfach mal schnell ein Foto oder ein Video von vor Ort machen. Man kann nicht kurzfristig ein Interview mit einen Speaker planen und vor Ort aufnehmen. Umso mehr muss man sich vorher Gedanken machen, über was und wen man sprechen möchte und in welcher Frequenz auf welchen Plattformen.
  2. Vorproduzieren – Dadurch, dass es kein vor Ort gibt, kommt man quasi nicht daran vorbei, Content vorzuproduzieren. Das können Video-Interviews mit Speaker*innen sein oder auch Stories für einzelne Themenbereiche des Events.
  3. Videomitschnitte – Aus unseren Erfahrungen heraus schaut sich kaum jemand die Aufzeichnung eines digitalen Events komplett im Nachgang an. Videosequenzen schon. Insofern ist es fast schon ein Must-have, kurze Videomitschnitte der Highlights oder Kernaussagen schon während des Events zu veröffentlichen.

Das Green Tourism Camp mit Meetingland

 

Tipps zur Umsetzung von digitalen Events

Du möchtest ein digitales Event ausrichten? Dann haben wir hier hilfreiche Tipps für Dich.

Du bist Referent*in bei einem digitalen Event? Dann sind diese Tipps vielleicht ganz spannend für Dich.

Du brauchst Unterstützung – dann sprich uns gerne direkt an.

 

4 Kommentare zu
Digitale Events: Erfahrungen und Tipps aus einem Jahr

Thomas

Vielen Dank für diesen Beitrag. In Ihrem Video sind mir der gute Ton und die Kameraposition positiv aufgefallen. In diesem Zusammenhang stellt sich mir die generelle Frage zur optimalen Technik (PC Ton mit Rückkopplungen und Hintergrundgeräuschen), Headset ja/nein, Laptop mit Kameraposition von unten, gute Systeme usw. Können Sie zu Ihrer Technik (HW+SW) etwas sagen?

Catharina Fischer

Hallo Thomas,

wir haben für die Videos keine spezielle Technik verwendet. Einige von uns haben eine zusätzliche Webcam auf dem Laptop und ein Licht (auf dem Tisch). Mehr aber auch nicht. Ich (Catharina) habe keines von beiden. Meine Laptop-Kamera (Macbook Air) ist dahingehend ausreichend und Licht kommt durch das Fenster. 🙂 Abhängig von der Umgebung und den Anforderungen an das Video/Veranstaltung gibt es sicherlich unterschiedliche Ansprüche. Aus meiner eigenen Erfahrung ist weniger oft mehr. Wenn Du konkrete Tipps für Kameras und Licht haben möchtest, dann schreibe uns direkt (Emails auf den persönlichen Seiten) und wir senden Dir die direkten Links. Viele Grüße Catharina

Hallo Catharina – danke für die wrtevollen Tipps zur Eventplanung. Bin bei uns in der Firma als Neuling ins kalte Wasser geworfen worden und bin froh darum!

Catharina Fischer

Hallo Tiziana,

gerne. Ich freue mich, wenn es Dir geholfen hat.

Liebe Grüße
Catharina

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Catharina Fischer

....Beraterin und Netzwerkpartnerin bei Realizing Progress. Seit 15 Jahren ist sie rund um die Digitalisierung im Tourismus unterwegs. Sie baute das internationale Social Media Marketing der Deutschen Zentrale für Tourismus auf und realisierte zahlreiche Online- und Social Media Kampagnen. Darüber hinaus entwickelte Sie bereits verschiede Content-Marketing-Strategien und befasst sich seit den Anfängen des Social Media Marketings intensiv mit einem zielgerichteten Monitoring und der Analyse von Social Media-Plattformen sowie crossmedialen Kampagnen. Mit dem Einstieg bei Realizing Progress beschäftigt sich Catharina vielfach mit strategischen Fragestellungen und realisierte verschiedene Digital-Strategien sowie die Think Tanks Change4Destination und impulse4travel. Ihr Herzensthema ist die Nachhaltigkeit im Tourismus. Hier im Speziellen die resilienten Geschäftsmodelle, die eine zukunftsgerichtete Tourismusbranche dringend braucht.