Digitales Event als Veranstalter organisieren
Du planst (mit uns) ein virtuelles Event oder eine Online-Konferenz durchzuführen? Auf dieser Seite erklären wir Dir alles, was Du vor, während sowie nach Deiner Veranstaltung wissen solltest.
Digitales Event erfolgreich planen
Damit wir gemeinsam die richtige Technik wählen
Um eine Online-Konferenz erfolgreich durchführen zu können, müssen ein paar Rahmenbedingungen geklärt werden. Falls nicht bereits geschehen, teile uns bitte vor unserem ersten Austausch für Dein geplantes Event folgendes mit:
- Wie viele Teilnehmende erwartest Du?
- Ist die Teilnahme kostenlos oder kostenpflichtig?
- Hast Du schon eine Idee, wie lange das Online-Event dauern wird?
- Möchtest Du die Teilnehmenden während der Veranstaltungen in unterschiedliche Räume aufteilen und somit parallele Sessions durchführen?
- Wünschst Du Dir eine Moderation durch uns oder übernimmst Du diese Rolle selbst?
- Sollen wir bei Deinem Online-Event die technische Abwicklung übernehmen und damit die komplette technische Betreuung?
- Was soll während des Online-Events geschehen – sprich, welche Punkte machen das Online-Event einzigartig?
Erfolgreiche virtuelle Veranstaltung begeistern emotional und binden die Teilnehmenden aktiv ein. Die Referent*innen, Moderator*innen und Veranstalter sollten ein Wir-Gefühl mit den Teilnehmer*innn erreichen. Gerne beraten wir Dich dazu. An dieser Stelle schon einmal ein paar Ideen:- Talkrunden mit 2-6 Diskussionsteilnehmer*innen / Referent*innen
- Abstimmungen oder Live-Umfragen bei den Teilnehmenden
- Präsentationen mittels Powerpoint
- Arbeitsblatt erstellen oder etwas Kreatives kreieren
- Sozialer Austausch zwischen den Teilnehmenden in den Pausen durch Break-Out Räume oder 1:1 Gespräche
- Einbindung von Live Show Acts oder Videosequenzen
- Bierdegustation (mit vorheriger Lieferung an die Teilnehmenden)
- … oder sogar gemeinsames Kochen am Bildschirm
Gern kannst Du auch einige unserer bisherigen Online-Events anschauen und Dich dort inspirieren lassen.
Digitales Event erfolgreich vermarkten
Damit möglichst viele Teilnehmer*innen erreicht werden
Es wäre schade, wenn am Tage der Veranstaltung nur wenige Personen daran teilnehmen. Genau darum ist es wichtig, sich über folgende Punkte Gedanken zu machen und uns diese nach unserem ersten Telefonat mitzuteilen:
- Möchtest Du Dein Event oder Teile davon auch Facebook oder Youtube streamen?
- Wirst Du registrierte Teilnehmer*innen kurz vor dem Event nochmals per E-Mail auf die Veranstaltung hinweisen (damit auch ja alle kommen)?
- Was macht Dein Event zu etwas ganz Besonderem? Warum sollte man sich dafür registrieren (– man könnte zu der Zeit ja auch Katzenvideos ansehen)?
- Was sollte in der Einladung zu einer Online-Konferenz stehen?
Neben den Inhalten und gegebenenfalls Vorbereitungen, die zu treffen sind, solltest Du unbedingt die Agenda mit Zeitangaben kommunizieren. Erwähne auch die Pausen. - Soll die Teilnahme zum Online-Event mittels vorheriger Registrierung ermöglicht werden (was wir empfehlen)?
Wenn wir die Veranstaltung durchführen, setzen wir gerne das Formular für die Registrierung für Dich auf. Dafür brauchen wir ein paar Angaben zum Event, die Du uns mittels dieser Wordvorlage zum Online-Event senden kannst. - Wird die Veranstaltung auf verschiedenen Kanälen bekanntgegeben?
Ein paar typische Ideen:- Newsletter
- Persönliches E-Mail deiner Mitarbeiter*innen an ihre engen Kontakte
- Brief per Post oder Fax 😉
- Facebook Ads, Instagram Storys oder Linkedin Posts
- Soll die Veranstaltung live auf Deinen Social-Media-Kanälen begleitet werden? Wenn ja, mit welchem Hashtag? Und benötigst Du dafür professionelle Unterstützung in Form einer Liveberichterstattung?
Digitales Event erfolgreich vorbereiten
Damit wir nichts vergessen
Nur noch wenige Tage und Dein (erstes) Online-Event findet statt. Zeit für die finale Vorbereitung.
- Bist Du sowie Deine Speaker mit der ausgewählten Technik vertraut und hast Du die notwendige Software auf Deinem Rechner installiert?
Am besten führst Du selbst einen kurzen Test durch. - Wurde ein gemeinsamer Technik-Test und eine letzte inhaltliche Absprache mit deinen Referent*innen geplant oder bereits durchgeführt?
Wir empfehlen Dir und deinen Referent*innen, dass beim Technik-Test der gleiche PC/Mac verwendet wird wie auch beim Online-Event. Teste mit allen Referent*innen Ton, Mikrofon, Webcam (ggf. inkl. virtueller Hintergrund) und falls benötigt die Funktion zum Teilen des Bildschirms. Ebenfalls ist es sinnvoll, dass Du die Referent*innen auf die Interaktionsmöglichkeiten wie Live-Umfragen, Q&A oder die Chatfunktion hinweist. Besprich auch gerne, welche Person(en) während der Veranstaltung die Interaktionsmöglichkeiten moderiert. - Gibt es generelle Empfehlungen, um eine Online-Konferenz erfolgreich durchzuführen?
Stelle sicher, dass Du während der Veranstaltung eine gute Internetverbindung hast und Du nach Möglichkeit alleine in einem ruhigen Raum bist. Falls Du eine Präsentation hältst, gestalte diese möglichst interaktiv, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu haben. Eine gute Faustregel ist, alle 10 Minuten eine kleine Aktivität zur Einbeziehung des Publikums durchzuführen. Stelle Fragen (die die Teilnehmenden im Chat beantworten) oder starte zwischen deinen Folien Umfragen unter den Teilnehmenden. Auch einzeln oder gemeinsam ein Arbeitsblatt auf einem Whiteboard zu erstellen oder etwas zu kreieren, erhöht die Aufmerksamkeit bei den Teilnehmenden.
Digitales Event erfolgreich durchführen
Damit die Teilnehmer*innen dabei bleiben
Heute ist es soweit: Deine Online-Veranstaltung findet statt. Das sind die wichtigsten Punkte für die Referent*innen und Dich als Veranstalter:
- Triff dich mindestens 15 Minuten vor Beginn des Events mit Deinen Referent*innen im virtuellen Webinar-Warteraum, um letzte Absprachen und finale Technik-Tests durchzuführen.
- Öffne pünktlich zum kommunizierten Start der Veranstaltung den Webinar-Raum für die Teilnehmer*innen.
- Begrüße die ersten bereits anwesenden Teilnehmer*innen. Diese sehen nun Dich sowie die anwesenden Referent*innen.
- Warte 5 Minuten, bevor Du offiziell beginnst. Kommuniziere, dass bereits XY Teilnehmer*innen da sind und noch kurz auf weitere Teilnehmer*innen gewartet wird. Diese Zeit kannst Du perfekt überbrücken, indem Du die Teilnehmenden bittest, z. B. im Chat zu schreiben, woher sie kommen und für welche Organisation sie arbeiten. Somit lernen sich die Teilnehmenden gleich kennen.
- Nun sollten alle eingetroffen sein. Erkläre den Teilnehmenden kurz die Technik (Chat, F&A, Umfrage sowie ggf. Whiteboard, Hand heben und Mikrofon) und die wichtigsten organisatorischen Agenda-Punkte (Erhalten die Teilnehmer*innen die Präsentationen im Nachgang? Wird dieses Webinar aufgezeichnet? Gibt es Pausen?).
- Offizieller Start des Online-Events. Am besten begrüßt Du als Veranstalter die Teilnehmer*innen. Falls wir die Moderation machen, übernehmen wir gerne diesen Part und übergeben dann an Dich bzw. an die weiteren Referent*innen.
- Dein Event dauert schon fast eine Stunde oder länger? Zeit für eine kurze Pause! Gerne spielen wir einen Countdown und Hintergrundmusik ein. Denn vor dem Bildschirm sinkt die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden viel schneller als bei einer Präsenzveranstaltung. Es gilt also: kürzere Sessions und längere Pausen einplanen im Vergleich zu physischen Veranstaltungen.
- Behalte während der Veranstaltung den Chat im Auge und stelle in diesem auch gerne immer wieder Fragen an die Teilnehmenden, um die Interaktion hoch zu halten. Hast Du bereits eine Umfrage zum aktuellen Thema des Events durchgeführt?
- Fast geschafft, nur noch wenige Minuten! Versuche, Dein Online-Event pünktlich wie kommuniziert zu beenden. Schließe als Veranstalter am besten das Online-Event mit einer Feedbackrunde via Chat oder Umfrage ab.
- Hast Du doch noch Zeit zur Verfügung? Super, dann kann man spontan noch eine Fragerunde machen und einzelne Teilnehmende als Referent*innen in den Webinar-Raum holen, damit diese sicht- und hörbar sind. Oder wie wäre es zum Abschluss noch mit einem virtuellen Gruppenfoto?
Digitales Event erfolgreich im Nachgang kommunizieren
Damit die Teilnehmer*innen wiederkommen
Dein Online-Event ist erfolgreich gelaufen. Einige Teilnehmer*innen konnten leider doch nicht am Event teilnehmen oder waren von vornherein verhindert. Andere interessieren sich vielleicht für eine Deiner nächsten Veranstaltung. An dieser Stelle ein paar Gedanken zur Kommunikation danach.
- Stelle, wenn es der Rahmen und die Inhalte erlauben, dein Online-Event als Aufzeichnung zur Verfügung (etwa auf Deiner Landing Page zum Event). Hier findest Du ein Beispiel, wie wir das Betrachten im Nachgang bei unseren Zukunftstagen gestaltet haben.
- Sende eine Dankesmail an die Teilnehmer*innen, in der Du idealerweise auf die Aufzeichnung(en) verweist – und vielleicht schon auf das nächste Event.
- Kommuniziere Deine Aufzeichnung(en) z. B. über Social Media oder in deinem Newsletter und fasse in diesem Zusammenhang die Kernaussagen der Veranstaltung zusammen.
- Bedanke Dich bei allen Referent*innen und lasse ihnen auf diesem Wege auch die Link(s) zur Aufzeichnung der Veranstaltung zukommen.
- Nutze die Aufzeichnung(en), um Dein nächstes Online-Event anzukündigen und zu vermarkten.
