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Digitale Events: Erfahrungen und Tipps aus einem Jahr

Die ITB NOW 2021 liegt hinter uns und damit ein ganzen Jahr mit zahlreichen digitalen Veranstaltungen, an denen wir teilnahmen und/oder die wir selbst ausrichteten. Mittlerweile haben wir einiges an Erfahrungen sammeln können und die wollen wir gerne mit Euch teilen.

Günter Exel, Tourismuszukunft
Digitale Events benötigen einiges an Vorbereitung. Technik kann viel, doch auf keinen Fall alles.

Digital vs. analog – Was macht ein digitales Event zum Erfolg?

Im Austausch mit meinen Netzwerkkollegen Alex und Pascal bin ich dieser Frage nachgegangen. Mit beiden durfte ich schon diverse digitale Veranstaltungen konzipieren, moderieren und technisch realisieren. Darüber hinaus haben beide die TMGS Tourismus Marketing Gesellschaft Sachsen GmbH bei der diesjährigen ITB NOW tatkräftig unterstützt und geholfen, die Destination mit all ihren Facetten in die digitale Messewelt zu transportieren.


Zusammenfassend sind vier Punkte essentiell:

  1. Inhalte, Inhalte und Inhalte – Eine wirkliche Interaktion zwischen Speaker*innen und Teilnehmer*innen – auch durch kurze Blicke oder ein Lachen – fehlt fast komplett bei einem digitalen Event. Man sitzt oftmals alleine hinter seinem Laptop. Im Webinar-Modus kann man noch nicht einmal sprechen. Umso mehr müssen Wort und Bild überzeugen und fesseln.
  2. Der Zeitfaktor – Selbst mit Pausen zwischendurch, ist die Aufmerksamkeitsspanne digital geringer und das sollte bei der Länge der einzelnen Beiträge berücksichtigt werden. Faustformel: Alles um die Hälfte kürzen.
  3. Einfache Tools – Wir haben etliche Tools getestet und auch intern ausprobiert. Oftmals landen wir jedoch immer wieder bei den gleichen, wie Zoom oder Meetingland. Warum? Es ist in wenigen Minuten zu erfassen, wie diese Tools funktionieren. Das noch so tollste Tools nützt nichts, wenn die Teilnehmenden an dessen Nutzbarkeit scheitern oder schon beim Login Probleme haben.
  4. Networking – Integraler Bestandteil eines jeden analogen Events. Oftmals der Hauptgrund, warum man dieses überhaupt besucht. Die digitale Welt kann ein echtes Networking nur begrenzt abbilden. Das sollte man bei der Planung unbedingt berücksichtigen.

 

Kommunikation bleibt ein zentraler Erfolgsfaktor

Was uns immer wieder auffällt, ist die fehlende Kommunikation zu digitalen Events. Teilweise wird wochenlang geplant und getestet sowie auch aktiv eingeladen, doch am Tag des Events selbst wird es relativ still. Das ist nicht nur schade, sondern auch verschenktes Potential für großartigen Content und damit Werbung. Auf was es bei der Kommunikation zu einem digitalen Event ankommt, habe ich mit Günter besprochen. Er begleitete kommunikativ u.a. die DZT, sowohl im letzten als auch in diesem Jahr, beim virtuellen GTM oder der ITB NOW.


Zusammenfassend sind drei Punkte essentiell:

  1. Planung – Nicht nur im Kontext der Berichterstattung zu einem digitalen Event ist ein Content-Plan hilfreich, doch hier geht es nun wirklich nicht ohne. Warum? Man kann nicht einfach mal schnell ein Foto oder ein Video von vor Ort machen. Man kann nicht kurzfristig ein Interview mit einen Speaker planen und vor Ort aufnehmen. Umso mehr muss man sich vorher Gedanken machen, über was und wen man sprechen möchte und in welcher Frequenz auf welchen Plattformen.
  2. Vorproduzieren – Dadurch, dass es kein vor Ort gibt, kommt man quasi nicht daran vorbei, Content vorzuproduzieren. Das können Video-Interviews mit Speaker*innen sein oder auch Stories für einzelne Themenbereiche des Events.
  3. Videomitschnitte – Aus unseren Erfahrungen heraus schaut sich kaum jemand die Aufzeichnung eines digitalen Events komplett im Nachgang an. Videosequenzen schon. Insofern ist es fast schon ein Must-have, kurze Videomitschnitte der Highlights oder Kernaussagen schon während des Events zu veröffentlichen.
Das Green Tourism Camp mit Meetingland

 

Tipps zur Umsetzung von digitalen Events

Du möchtest ein digitales Event ausrichten? Dann haben wir hier hilfreiche Tipps für Dich.

Du bist Referent*in bei einem digitalen Event? Dann sind diese Tipps vielleicht ganz spannend für Dich.

Du brauchst Unterstützung – dann sprich uns gerne direkt an.

 

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Kommunikation Veranstaltungen Webinare

Virtuelle-Events – Digitale B2B-Kommunikation in Krisenzeiten

Mit der Absage der ITB im März 2020 war für uns unmittelbar klar, dass wir unser breites Wissen in der Durchführung von digitalen Events nutzen wollten, um der Tourismusbranche in einer nie dagewesenen Situation nicht nur neue Impulse zu geben, sondern vor allem konkrete Hilfestellungen.

Digital denken und arbeiten

Aufgrund unseres offenen Ansatz Workshops und Schulungen immer flexibel vor Ort oder online mit entsprechender Videokonferenz-Software und kollaborativen Tools durchzuführen, war die Umsetzung für uns schnell und kurzfristig möglich.

Bisher haben wir über 150 Online-Sessions im Rahmen unserer Zukunftstage durchgeführt mit 35.000 Teilnehmenden aus der gesamten Tourismusbranche. Unterstützt haben uns dabei über 60 Branchen-Expert*innen. 

In den letzten Monaten haben uns zu den Zukunftstagen oder besser gesagt zur Umsetzung der Zukunftstage etliche Fragen erreicht und daher wollen wir hier auf einige eingehen sowie auf unsere Seite zum Thema ‚Virtuelle Events‘ hinweisen. Auf dieser findet Ihr alles, an was man vor, während und nach einem digitalen Event denken sollte.

Digitale Formate in der B2B-Kommunikation sind nicht alleine, doch zu einem großen Teil die Zukunft. Foto: Greg Snell

Interaktion ist (fast) alles – speziell im digitalen Raum

Vor allem im Kontext digitaler Onlineformate ist die Digitalisierung für uns nie reiner Selbstzweck. Heutige Videokonferenz-Software bieten mehrheitlich ein sehr gutes Erlebnis und haben mitunter vielfältige Funktionen. Doch all diese verlieren an Wert, wenn man sie nicht richtig in Wert setzt. 

So geht und ging es bei den Zukunftstagen natürlich einerseits um die Wissensvermittlung, das Impulsgeben sowie konkrete Unterstützungshilfen. Andererseits geht es aber vor allem um den persönlichen Austausch – das Netzwerken – um wieder Motivation zu erhalten, Ideen zu generieren, praktische Hilfe zu bekommen sowie die so wichtigen persönlichen Kontakte zu pflegen. B2B bedeutet zwar Business to Business, doch erfolgreiche Formate leben von der Interaktion – vom persönlichen Netzwerken – und das auch im digitalen Raum. 

Die Zukunftstage sind daher schwerpunktmäßig Webinare in Form von Live-Sessions – man kann währenddessen immer noch teilnehmen und nach kurzer Registrierung direkt in den Webinar-Raum kommen – aber auch offene Online-Diskussionsrunden und Online-Stammtische für den eher direkten Austausch. Vor dem Hintergrund dieser verschiedenen Formate haben wir uns auch sehr schnell für Zoom entschieden. Zoom bietet Videokonferenzen mit Instant-Messaging und Content-Sharing und ist in mit seinem einfachen User-Interface sowie den direkten Schnittstellen zum Live-Streaming auf Facebook und YouTube aus unserer Sicht unschlagbar. 

 

Interaktion macht den Unterschied. Wirklich dabei sein – von wo auch immer. Foto: Greg Snell

Kundenorientierung oder die Frage nach dem Warum?  

Der Kundennutzen steht bei uns immer vor jeder noch so schicken digitalen Lösung. Warum sollte jemand an deinem Event teilnehmen? Was ist der jeweilige Mehrwert oder wie man so schön sagt der USP (Unique Selling Proposition) – also das Alleinstellungsmerkmal

Die Zukunftstage haben z.B. eine große Lücke – nicht nur bei unseren Kunden –  geschlossen. Die sich sehr schnell verändernden Rahmenbedingungen stellten viele Akteure vor große Herausforderungen.
Vielfältige Fragen beunruhigten sämtliche Akteure: 

  • Wie soll weiter zusammen gearbeitet werden?
  • Wie tauschen wir uns weiterhin regelmäßig aus?
  • Wie geht es den anderen und wie ist die aktuelle Situation abseits der Medienlandschaft?
  • Was muss ich jetzt tun und wo bekomme ich Hilfe?
  • Wie ist die Gesamtentwicklung – nicht nur in meinem Segment?  

Auf all diese Fragen sowie weitere lieferten (und liefern weiterhin) die Zukunftstage Antworten und bedienten damit die Nachfrage nach Information, Wissen, Ideen & Ansätzen sowie konkreter Hilfestellung. 

Die jeweiligen Online-Formate wurden dabei auf die einzelnen Branchensegmente zugeschnitten und den aktuellen Bedürfnissen regelmäßig angepasst. Zudem schafften wir durch unser großes Expertennetzwerk eine immer wieder überzeugende Qualität in den Aussagen, den Diskussionsrunden sowie der Hilfestellung selbst. 

Was ist dein Alleinstellungsmerkmal? Neue Ideen generieren? Foto: Greg Snell

Dein nächstes Online-Event

Du denkst, planst oder bis schon dabei ein Online-Event durchzuführen? Dann hoffen wir, dass wir Dir hier ein paar Einblicke geben konnten. Wenn Du noch mehr Input benötigst, dann empfehlen wir Dir hier nachzusehen.

Du möchtest ein Online-Event durchführen?
Gerne coachen wir Dich für dein erstes digitales Event als Veranstalter. Oder brauchst Du eine Person welche Dich bei der Technik unterstützt? Auf Wunsch können wir auch dein Event komplett organisieren oder stehen Dir als erfahrene Referenten zu aktuellen Themen zur Verfügung.
Interessiert? Dann kontaktiere uns einfach direkt.

Worauf wartest Du? Kontaktiere uns gerne zu deinem Online-Event.
Worauf wartest Du? Kontaktiere uns gerne zu deinem Online-Event. Foto: Greg Snell